Lý do nên chuyển sang phần mềm báo cáo trực tuyến

img{max-width: 96%;} Lý do nên chuyển sang phần mềm báo cáo trực tuyến

D:\Runtime\metadata\28072016\Data\FileDoc\m015259\6FFFD164C0C76395A773435089C9BC00.docxspan { white-space: pre-wrap; } p.pt-Normal { line-height: 115.0%; margin-bottom: 10pt; font-family: 'Times New Roman', 'serif'; font-size: 14pt; margin-top: 0; margin-left: 0; margin-right: 0; } span.pt-DefaultParagraphFont { color: #222222; font-family: 'Times New Roman', 'serif'; font-size: 14pt; font-style: normal; font-weight: bold; margin: 0; padding: 0; } span.pt-DefaultParagraphFont-000000 { color: #222222; font-size: 14pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0; padding: 0; } span.pt-DefaultParagraphFont-000001 { color: #222222; font-family: 'Times New Roman', 'serif'; font-size: 14pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0; padding: 0; } p.pt-Normal-000002 { line-height: 115.0%; margin-bottom: 10pt; text-align: center; font-family: 'Times New Roman', 'serif'; font-size: 14pt; margin-top: 0; margin-left: 0; margin-right: 0; } span.pt-000003 { color: #222222; font-size: 14pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0; padding: 0; } span.pt-Hyperlink { color: #0000FF; font-family: 'Times New Roman', 'serif'; font-size: 14pt; text-decoration: underline; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0; padding: 0; }

Lý do nên chuyển sang phần mềm báo cáo trực tuyến


Bạn luôn muốn làm báo cáo số liệu bất cứ khi nào có thể, nhưng điều khá chắc chắn là bạn không thể đủ khả năng làm điều đó nếu bạn đang báo cáo tất cả trên giấy tờ, sổ sách. Hãy suy nghĩ về điều này: bạn viết tay tất cả các chi phí hàng ngày, rồi thu thập tất cả những hóa đơn, sau đó phân loại thật gọn gàng và tao các báo cáo quản lý. Hầu hết các công ty trên khắp thế giới đều làm điều đó như bạn, tức bằng tay hoặc trên bảng tính, có thể có trợ giúp từ một vài công cụ máy tính như Excel hoặc Google doc. Chúng tôi cũng đã làm tương tự trước khi chuyển sang sử dụng phần mềm báo cáo chi phí hiện tại, rất hiệu quả. Bảng liệt kê tất cả các khoản chi tiêu, thu thập tất cả các hoá đơn, nộp bằng tay,… tất cả những công việc này tốn khá nhiều thời gian trong khi bạn có thể dành khoảng thời gian đó cho những việc khác quan trọng hơn.

Có rất nhiều lý do tại sao bạn nên xem xét chuyển sang một phần mềm báo cáo chi phí trực tuyến, nhưng dưới đây chúng tôi chỉ tập trung và 5 lý do hàng đầu tại sao chúng ta nên dừng việc báo cáo bằng tay.

1. Sự biến mất của biên lai.

Bây giờ bạn nhìn thấy chúng, nhưng những lúc bạn cần chúng lại biến mất: khi bạn có rất nhiều những mẩu giấy nhỏ, nó thực sự khó khăn để lưu trữ biên lai một cách có tổ chức trên bàn của bạn, hoặc thậm chí trong một hộp. Ngoài ra, biên lai giấy không chỉ dễ mất, nội dung văn bản trên đó cũng mất dần theo thời gian. Bạn càng trì hoãn báo cáo chi phí của bạn, khả năng quản lý để có thể nhìn thấy những thông tin trên biên lai thực sự càng ít đi.

2. 50 đô hay 30 đô.

Nghe có vẻ khó, nhưng đó là những gì sẽ xảy ra khi chúng ta làm mục chi phí của nhãn hiệu bằng tay. Khi bạn có quá nhiều chi phí đơn hàng bị trì hoãn để ghi lại, bạn rất dễ báo cáo giá trị không đúng hoặc những con số cẩu thả đến nỗi quản lý không thể đọc được những báo cáo đó. Nếu bạn không cẩn thận, những sai lầm này có thể tăng lên, và theo thời gian, bạn có thể bị mất đi số tiền mà đáng lẽ bạn được hoàn trả.

3. Thời gian có thể có hoặc không đứng về phía bạn.

Đối với hầu hết mọi người, thời gian là quý hơn vàng. Ví dụ những đội ngũ bán hàng, họ luôn suy nghĩ về những con đường mà họ có thể sử dụng để tìm những khách hàng mới, cũng như làm thế nào để chuyển đổi những khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự trả phí. Bây giờ, hãy tưởng tượng người bán hàng cần phải mất thời gian trong ngày để viết ra chi phí hàng ngày trên giấy và báo cáo cho quản lý của họ. Đây không chỉ là một công việc tốn nhiều thời gian, trong khi khoảng thời gian đó đã có thể dùng để thu hút hoặc chuyển đổi khách hàng tiềm năng.

4. Hoàn trả quá lâu.
Việc phê duyệt và hoàn trả các quy trình báo cáo chi phí thường không kết thúc với hai người. Mỗi báo cáo duy nhất phải đi qua nhiều cấp độ phê duyệt trước khi nó có thể được hoàn trả. Việc này sẽ lâu hơn rất nhiều khi người quản lý phải phê duyệt nhiều báo cáo như vậy cùng một lúc và việc sử dụng một phần mềm quản công việc là vô cùng cần thiết. Ví dụ, các nhóm tài chính thường phải xử lý gấp mười lần số báo cáo so với các nhân viên khác phải xử lý, và họ cần một phần mềm giúp họ hoàn thành công việc này nhanh hơn. Do đó, nếu quá trình này được tự động hóa, nó sẽ chỉ mất hai ngày, nhưng khi họ có hàng đống giấy tờ trên bàn làm việc cần phải xác minh, quá trình này có thể bị chậm lại ngổn ngang.



5. Tăng gấp đôi công việc cho đội tài chính.

Sẽ rất khó khăn cho một người phải làm báo cáo chi phí bằng tay, hãy tưởng tượng hoàn cảnh của nhóm tài chính của bạn: họ không chỉ phải xử lý tất cả các thủ tục giấy tờ của bạn, họ còn phải đối phó với tất cả những mục thanh toán của bất kì ai để báo cáo cho họ tốt nhất có thể. Từ việc ghi lại các khoản nợ và tiền gửi ngân hàng và đối chiếu báo cáo ngân hàng, họ phải nhập tất cả các dữ liệu từ các tài liệu giấy trong phần mềm kế toán. Công việc này tiêu tốn khá nhiều thời gian và sức lực của các nhóm tài chính trong khi bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm tính tiền hay phần mềm tạo form nhập liệu và sử dụng những nhóm đó trong những nhiệm vụ quan trọng hơn.



Vì vậy, hãy trở thành một nhà kinh doanh thông thái, bắt kịp thời đại để tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho những công việc quan trọng hơn bằng cách sử dụng các phần mềm báo cáo trực tuyến.

Xem thêm