Ứng dụng phần mềm quản lý phòng khám tại Nha Khoa Minh Sinh

img{max-width: 96%;} Ứng dụng phần mềm quản lý phòng khám tại Nha Khoa Minh Sinh

D:\Runtime\metadata\28072016\Data\FileDoc\m015259\4658B755B8A1BDAE414AFC5E6484FBC1.docxspan { white-space: pre-wrap; } p.pt-Normal { line-height: 115.0%; margin-bottom: 10pt; text-align: center; font-family: 'Times New Roman', 'serif'; font-size: 12pt; margin-top: 0; margin-left: 0; margin-right: 0; } span.pt-DefaultParagraphFont { color: #C00000; font-family: 'Times New Roman', 'serif'; font-size: 12pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0; padding: 0; } p.pt-Normal-000000 { line-height: 115.0%; margin-bottom: 10pt; text-align: justify; font-family: 'Times New Roman', 'serif'; font-size: 12pt; margin-top: 0; margin-left: 0; margin-right: 0; } span.pt-DefaultParagraphFont-000001 { font-family: 'Times New Roman', 'serif'; font-size: 12pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0; padding: 0; } span.pt-DefaultParagraphFont-000002 { font-family: 'Times New Roman', 'serif'; font-size: 12pt; font-style: italic; font-weight: normal; margin: 0; padding: 0; } span.pt-DefaultParagraphFont-000003 { font-family: 'Times New Roman', 'serif'; font-size: 12pt; font-style: italic; font-weight: bold; margin: 0; padding: 0; } span.pt-DefaultParagraphFont-000004 { font-size: 12pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0; padding: 0; } p.pt-Normal-000005 { line-height: 115.0%; margin-bottom: 10pt; font-family: 'Times New Roman', 'serif'; font-size: 12pt; margin-top: 0; margin-left: 0; margin-right: 0; } span.pt-000006 { font-size: 12pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0; padding: 0; }

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÒNG KHÁM TẠI NHA KHOA MINH SINH

Phòng khám Nha Khoa Minh Sinh ra đời năm 1937 và hoạt động đến nay đã hơn 80 năm.Với thời gian dài xây dựng, phòng khám đã tạo được uy tín và góp phần không nhỏ cho sự phát triển của ngành nha khoa Việt Nam.Bên cạnh việc phục hồi, làm mới, tư vấn về sức khỏe răng miệng, phòng khám Minh Sinh còn sở hữu cơ sở vật chất hiện đại với đội ngũ y bác sĩ giàu kinh nghiệm, tận tâm. Đây chính là lý do Nha Khoa Minh Sinh không ngừng vươn cao và đạt được những thành tựu đáng ngưỡng mộ.

Ở thời điểm hiện tại, Nha Khoa Minh Sinh sở hữu ba cơ sở tại thành phố Hà Nội với hơn 40 cán bộ nhân viên. Hàng ngày, số lượng khách hàng đến khám và sử dụng dịch vụ ở phòng khám rất đông và đa dạng. Các khách hàng thuộc nhiều đối tượng như khách đến lần đầu, đến nhiều lần trong một tháng, đến nhiều lần trong năm… Lượng thông tin cần quản lý phức tạp nên việc thống kê sổ sách của phòng khám rất tốn thời gian và gặp nhiều bất cập.

Bạn Gia Anh – Quản lý 3 cơ cở cho biết:

“Trước đây phòng khám thực hiện ghi chép, theo dõi qua sổ sách nhưng không đạt kết quả. Thực tế nguồn thông tin phòng khám phải quản lý rất nhiều và quan trọng như thông tin khách hàng, chi phí, thanh toán, danh sách khám, lịch khám… Tôi được giới thiệu về một vài ứng dụng quản lý thông tin trên thị trường nhưng quá trình sử dụng không được cải thiện mấy. Cuối cùng tôi lại phải quay về phương án ghi chép qua sổ sách. Thật sự rất mất thời gian và chúng tôi cũng phải tốn một khoản chi phí không nhỏ cho các ứng dụng này.”

Được biết phòng khám Minh Sinh từng sử dụng qua nhiều phần mềm quản lý thông tin, điển hình như phần mềm 365 nhưng không thu được kết quả khả quan. Do thiết kế ứng dụng đóng gói, việc bổ sung thêm nguồn thông tin phù hợp với phòng khám là rất khó nên sau một thời gian, Nha Khoa Minh Sinh lại phải bỏ ngang và quay về ghi chép như cũ. Các phần mềm quản lý trên thị trường thường được thiết kế sẵn và tính tùy biến không cao, do đó khi ứng dụng vào từng lĩnh vực riêng như phòng khám,… đôi khi lại không phù hợp với mục đích quản lý đặc thù.

Khi được giới thiệu về QLTTTT, đại diện phòng khám Minh Sinh rất ngần ngại vì sợ mất thời gian như trước. Sau khi chúng tôi thuyết phục về tính tùy biến của phần mềm cũng như mong muốn cải thiện chất lượng quản lý cho phòng khám, bạn Gia Anh đã quyết định dùng ứng dụng này. Phần mềm quản lý phòng khám sử dụng công nghệ điện toán đám mây đặc trưng, bảo đảm các chức năng của một phần mềm quản lý thông tin trực tuyến. Một mặt khác, ứng dụng được tùy biến để phù hợp với yêu cầu quản lý của Nha Khoa Minh Sinh nên rất thuận tiện trong lưu trữ các thông tin nghiệp vụ của phòng khám.

Trong thời gian tư vấn và hỗ trợ Nha Khoa Minh Sinh để lên hướng thiết kế cho phần mềm, QLTTTT nhận thấy ứng dụng cho phòng khám phải thật sự linh hoạt và dễ dùng. Điều này một phần vì lượng thông tin đa dạng, nhiều nguồn mà phòng khám cần quản lý, phần khác là do các nhân viên tại phòng khám phải đảm nhận nhiều công việc nên không có nhiều thời gian để tìm hiểu nếu ứng dụng quá rắc rối. Đội ngũ chuyên viên IT của chúng tôi đã nghiên cứu và xây dựng phần mềm trên giao diện đơn giản nhất nhưng không kém phần hiện đại và khoa học.

Bạn Gia Anh cho hay:

“Điều tôi hài lòng nhất chính là giao diện và cách sử dụng của phần mềm.Việc phổ biến phần mềm đến nhân viên phòng khám không gặp khó khăn như khi sử dụng các phần mềm khác.Điều đặc biệt là phần mềm được thiết kế dành riêng cho công tác của phòng khám nên quản lý thông tin khám, thanh toán, tiểu sử khách hàng… đều khá cụ thể. Khi muốn thêm, bớt, chỉnh sửa thông tin thì phòng khám cũng thực hiện với thao tác rất đơn giản.”

Phòng khám Minh Sinh có lượng khách hàng đông và các thông tin phải được cập nhật liên tục từ ba cơ sở khác nhau nên việc quản lý rất khó khăn.Với công nghệ điện toán đám mây, phần mềm quản lý phòng khám của QLTTTT cho phép kiểm soát thông tin ở mọi nơi trên mọi thiết bị.Ngoài ra, ứng dụng có chức năng đồng bộ tất cả các hoạt động liên quan đến nguồn thông tin nên dù ba cơ sở phòng khám ở cách xa nhau nhưng công tác điều hành vẫn diễn ra hiệu quả. Mô hình tập trung dữ liệu và phân quyền sử dụng cho từng chi nhánh, từng nhân viên góp phần làm cho hệ thống quản lý thông tin của phòng khám rõ ràng, minh bạch và dễ theo dõi nhất. Tác động của các nhân viên đến phần mềm đều được nắm bắt nên các sai sót khi lưu trữ cũng được hạn chế hơn lúc ghi chép bằng sổ sách.

Bạn Gia Anh phản hồi rằng:

“Trước đây việc sắp xếp thông tin của phòng khám Minh Sinh rất phức tạp. Cuối tháng chúng tôi phải tổng hợp số liệu ở 3 cơ sở khác nhau và ghi chép, thống kê lại. Từ khi ứng dụng phần mềm quản lý phòng khám thì công việc này diễn ra nhanh chóng và tốt hơn.Tôi đặc biệt hài lòng với tính năng chọn lọc dữ liệu khi làm các báo cáo kết hợp với các bản đồ, biểu mẫu sinh động.Điều này giúp chúng tôi thực hiện báo cáo thống kê hiệu quả và tiết kiệm nhiều thời gian hơn trước.”

Chức năng tổng hợp và khai phá thông tin giá trị từ hệ thống cơ sở dữ liệu là kết quả ứng dụng công nghệ data mining vào phần mềm. Công nghệ này được phát triển nhằm giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi thực hiện các báo cáo thống kê định kì. Mọi công đoạn thu tập, lưu trữ dữ liệu đều được xây dựng tự động hóa trên nền tảng nghiệp vụ riêng của phòng khám. Bên cạnh đó, việc quản lý thông tin khách hàng cũng như sắp xếp lịch hẹn, lịch khám cho khách được tiến hành nhẹ nhàng và không còn là gánh nặng cho nhân viên. Bạn Gia Anh cho biết thêm:

“ Từ khi sử dụng phần mềm, các nhân viên phụ trách ghi chép cho phòng khám đã giảm thiểu được lượng lớn công việc. Các bạn đỡ áp lực và cũng tiết kiệm được nhiều thời gian cho các công việc khác. Đa số nhân viên của tôi đều hài lòng với phần mềm này.”

Ứng dụng phần mềm quản lý phòng khám cho Nha Khoa Minh Sinh đã đem lại cho QLTTTT những phản hồi tích cực. Đây sẽ là động lực để chúng tôi cố gắng và nỗ lực phát triển phục vụ cho các đối tác của mình.

Xem thêm