Tại sao không nên quản lý hàng tồn kho bằng excel

Quản lý hàng tồn kho (quản lý hàng hóa) là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong bán hàng nhằm giúp điều chỉnh số lượng hàng hóa và tránh thất thoát trong kinh doanh. Từ trước đến nay, excel luôn là một trong những công cụ tốt để quản lý hàng hóa, nó giúp cho chủ cửa hàng tiết kiệm được thời gian công sức so với việc tính toán, ghi chép trên sổ sách. Tuy nhiên với sự phát triển nhanh chóng của các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, phần mềm bán hàng, công cụ excel đang dần trở nên lỗi thời và bộc lộ nhiều điểm yếu.

Thứ nhất, sử dụng excel rất dễ gặp sai sót khi tính toán. Đối với các cửa hàng lớn có hàng trăm, hàng nghìn loại hàng hóa, nếu như người nhập dữ liệu không tập trung rất có thể dẫn đến nhầm lẫn, sai số. Chỉ cần nhập chênh một con số thôi, tất cả các thông tin như hàng nhập hàng xuất sẽ bị chênh lệch, gây hậu quả nghiêm trọng cho bộ phận quản lý kho và bộ phận bán hàng.

Việc này rất khó xảy ra đối với một phần mềm quản lý bán hàng hay phần mềm quản lý kho, vì thông thường các công cụ này đều có tính năng đọc mã vạch, nó sẽ quy ước cho mỗi loại hàng hóa một mã vạch riêng hoặc một mã sản phẩm riêng . Đầu đọc mã vạch sẽ giúp nhận dạng các loại hàng hóa, dễ dàng cập nhâp dữ liệu về số lượng sản phẩm xuất ra hay nhập vào mà không cần lo lắng về nhầm lẫn. Dựa trên số liệu đó, phần mềm sẽ tự động tổng kết cho bạn tổng số lượng xuất, nhập, tồn một cách chính xác và nhanh chóng

Thứ hai, sử dụng excel thường rất khó bảo mật dữ liệu. Các thông tin được cập nhật trên excel rất khó để bảo mật ngay cả khi đặt mật khẩu. Nguyên nhân là do các dữ liệu liên quan đến bán hàng thường được rất nhiều người sử dụng đồng thời và rất khó để kiểm soát tất cả mọi người. Với phần mềm quản lý bán hàng có tính năng phân quyền nhân viên, chỉ có người những người được cho phép mới có quyền được thao tác trên dữ liệu nhất định, và các thao tác này đều được ghi lại nhằm đảm bảo tính an toàn và minh bạch, giúp người quản lý dễ dàng xác định được các vấn đề phát sinh trong hệ thống.

Thứ ba, sử dụng excel khó chủ động trong việc xuất, nhập hàng hóa. Các loại hàng hóa nhập vào hay xuất ra phải được cập nhập ngay để đảm bảo sự đồng nhất về dữ liệu. Tuy nhiên không phải lúc nào nhân viên bán hàng cũng có thể kiểm soát và thông báo ngay lập tức cho bộ phận quản lý kho về các hoạt động hàng hóa. Nguyên nhân có thể là do lúc đó quá đông khách hay nhân viên quên mất không cập nhật. Chính vì thế, nếu sử dụng excel, bộ phận quản lý kho phải thường xuyên kiểm kho để biết được chính xác số lượng hàng tồn, hàng sắp hết. Bằng việc sử dụng phần mềm bán hàng, số lượng hàng xuất ra nhập vào luôn được cập nhập chính xác thông qua việc đọc mã vạch, hơn nữa nó còn giúp việc kiểm kho trở nên dễ dàng hơn.

Như vậy, dễ thấy, nếu quản lý nhập xuất tồn kho bằng excel có ưu, nhược điểm sau:

Ưu điểm: Đơn giản, dễ sử dụng, không mất phí, bởi đơn giản Excel đã có sẵn trên bất kỳ máy tính nào, việc bạn cần là theo học một khóa quản lý xuất nhập tồn để thao tác dễ dàng trên Excel.

Nhược điểm: Với quy mô cửa hàng với số sản phẩm lớn hơn 1000, hoặc số nhân viên, chi nhánh lớn hơn 2, thì mô hình quản lý Excel không thể đáp ứng, nếu bạn vẫn cố sử dụng sớm muộn cũng gây ra nhiều thiệt hại trong việc quản lý, khi đó nỗ lực cải thiện có thể rất lớn.

Do vậy, hiện nay, để phù hợp hơn với thời buổi bán hàng chuyên nghiệp, việc áp dụng công nghệ vào quá trình quản lý là rất cần thiết, để bạn có thể sẵn sàng mở rộng quy mô kinh doanh của mình bất cứ khi nào. Phần mềm quản lý bán hàng SPOS của QBIS.VN có sẵn chức năng quản lý tồn kho. Dưới đây là một vài mô tả về chức năng quản lý sản phẩm của SPOS.

Thông tin sản phẩm là chức năng hỗ trợ tạo và quản lý tất cả sản phẩm của cửa hàng. Chức năng này còn hỗ trợ người dùng xuất mã vạch sản phẩm để in tem dán lên sản phẩm.

Nhấn vào menu Thông tin sản phẩm để mở giao diện danh sách thông tin tất cả sản phẩm đang có:

Để xuất mã vạch của các sản phẩm để in tem phục vụ quá trình bán hàng:

Tìm kiếm sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm cần xuất mã vạch

Nhấn nút Xuất mã vạch để hệ thống hỗ trợ tạo các hình mã vạch theo nội dung mã vạch sản phẩm

Nhấn nút In để xuất bản in mã vạch. Ở bước này, người dùng có thể xuất bản in mã vạch lên giấy in thông thường hoặc in trên các tem decal để tiện sử dụng.

Để chỉnh sửa một bản ghi thông tin giá sản phẩm hàng đã có  Nhấn biểu tượng trong cột Quản trị tại vị trí dòng của bảng ghi giá sản phẩm cần chỉnh sửa  Nhấn nút Lưu để lưu thông tin vừa thay đổi, hoặc nhấn nút Hủy bỏ để hủy yêu cầu chỉnh sửa giá sản phẩm.

Để xóa thông tin giá sản phẩm đã có  Nhấn biểu tượng trong cột Quản trị tại vị trí dòng của bản ghi giá sản phẩm cần xóa

Để Thêm mới thông tin sản phẩm  Nhấn vào nút Thêm mới:

Nhấn nút Lưu để lưu thông tin sản phẩm

Nhấn nút Xóa để xóa thông tin sản phẩm

Nhấn nút Đóng để quay về màn hình Danh sách thông tin sản phẩm

Để thêm mới ảnh minh họa sản phẩm  Nhấn nút Thêm mới trong khu vực Thông tin ảnh sản phẩm:

Nhấn nút Lưu để lưu ảnh vừa tải lên

Nhấn nút Hủy bỏ để hủy yêu cầu tải ảnh lên

Để chỉnh sửa thông tin ảnh đã có  Nhấn biểu tượng trong cột Quản trị tại vị trí dòng của ảnh cần chỉnh sửa  Nhấn nút Lưu để lưu thông tin vừa thay đổi, hoặc nhấn nút Hủy bỏ để hủy yêu cầu chỉnh sửa ảnh.

Để xóa thông tin ảnh đã có  Nhấn biểu tượng trong cột Quản trị tại vị trí dòng của ảnh cần xóa

Để quản lý số lượng sản phẩm nhập kho theo thời gian  Nhấn nút Thêm mới trong khu vực Thông tin số lượng sản phẩm:

Nhấn nút Lưu để lưu thông tin số lượng sản phẩm nhập kho

Nhấn nút Hủy bỏ để hủy yêu cầu tạo mới thông tin số lượng sản phẩm nhập kho

Để chỉnh sửa thông tin số lượng sản phẩm đã có  Nhấn biểu tượng trong cột Quản trị tại vị trí dòng của thông tin số lượng cần chỉnh sửa  Nhấn nút Lưu để lưu thông tin vừa thay đổi, hoặc nhấn nút Hủy bỏ để hủy yêu cầu chỉnh sửa thông tin số lượng.

Để xóa thông tin số lượng đã có  Nhấn biểu tượng trong cột Quản trị tại vị trí dòng của thông tin số lượng cần xóa

Chức năng này hỗ trợ cho quá trình quản lý tồn kho về sau: Số lượng tồn kho sẽ được tính theo công thức Tổng số lượng sản phẩm nhập kho – Tổng số lượng sản phẩm đã bán

Để cập nhật giá bán sản phẩm tại từng thời đểm  Nhấn vào nút Thêm mới trong khu vực Thông tin giá sản phẩm:

Nhấn nút Lưu để lưu thông tin giá sản phẩm

Nhấn nút Hủy bỏ để hủy yêu cầu tạo mới thông tin giá sản phẩm

Đọc thêm về tính năng của phần mềm quản lý bán hàng – quản lý kho SPOS

KHẢ NĂNG QUẢN LÝ KINH DOANH CỰC MẠNH CỦA SPOS

ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU ONLINE - OFFLINE

TẠO ĐƠN HÀNG - ĐƠN HÀNG ĐỢI

BÁN HÀNG GIẢM GIÁ - BÁN HÀNG THEO KHUYẾN MÃI

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CHẮC CHẮN