Xây dựng bộ phận chăm sóc khách hàng vững mạnh và chuyên nghiệp nhờ sDESK
Doanh nghiệp nào cũng cần có bộ phận chăm sóc khách hàng, nhưng đối với các công ty làm về dịch vụ, ví dụ như sửa chữa bảo trì máy tính điện thoại, bộ phận chăm sóc khách hàng còn đóng vai trò sống còn. Tổng đài tiếp nhận yêu cầu của khách hàng sẽ là nguồn thu chính của cả công ty, xây dựng bộ phận này càng hiệu quả và chuyên nghiệp bao nhiêu thì công ty càng phát triển tốt bấy nhiêu. Đó là lý do bạn cần đến phần mềm quản lý yêu cầu, chăm sóc khách hàng sDESK.
Tiếp nhận và phân công nhiệm vụ
sDESK có hệ thống tiếp nhận yêu cầu và phân công nhiệm vụ hết sức thông minh. Nhân viên trực tổng đài sau khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng thì lên thẻ yêu cầu ngay trong phần mềm, kèm theo đó là giao việc cho nhân viên phụ trách. Ngoài ra, bạn còn có thể giao việc cho các nhân viên khác không nhất thiết phải theo yêu cầu của khách hàng nào cả, chỉ cần bạn thấy việc đó cần được xử lý.
Phần giao nhiệm vụ (Task) này rất đơn giản, chỉ cần liệt kê đầu việc cho dễ nhận biết là đủ. Phía dưới đầu việc có thông tin “ràng buộc” gồm deadline, trạng thái và người chịu trách nhiệm. Để theo dõi nhiệm vụ, bạn chỉ cần click vào biểu tượng task trên phần mềm .
Danh sách phân loại nhiệm vụ sẽ hiện ra để bạn lựa chọn. Trong đó, bạn sẽ thấy được tình trạng nhiệm vụ của mình (phần trên) và của toàn bộ bộ phận Chăm sóc khách hàng của công ty (phần dưới).
Để xem chi tiết nhiệm vụ của mình, bạn click vào dòng “Task của tôi” sẽ thấy được danh sách nhiệm vụ được giao cho mình. Khi làm xong việc, bạn chỉ cần tick vào hộp kiểm ở đầu nhiệm vụ, người giao nhiệm vụ sẽ nghiệm thu rồi xác nhận trạng thái là “Đã hoàn thành”.
Chức năng giao nhiệm vụ của sDESK còn thú vị ở chỗ nhân viên cũng có thể tự giao nhiệm vụ cho mình, điều này đề cao tinh thần tự giác trong công việc của các nhân viên, nâng cao trình độ và ý thức nhân viên, cũng nâng cao chất lượng công việc của phòng ban. Và như một người trợ lý đa năng hoàn hảo, sDESK cung cấp tính năng thông báo notification công việc cực kỳ hữu dụng, với mỗi công việc chưa hoàn thành bị quá hạn, hệ thống sẽ hiển thị các thông báo trực quan để dễ dàng theo dõi và xử lý.
Thống kê, báo cáo
Có biểu tượng là biểu đồ cột, mục Thống kê báo cáo của phần mềm quản lý yêu cầu, chăm sóc khách hàng sDESK nằm ở góc dưới bên trái phần mềm . Khi click vào đây, hệ thống sẽ đưa bạn tới trang quản lý sâu hơn của phần mềm http://quantrisdesk.qbis.vn/ . Bạn sẽ bị yêu cầu đăng nhập lại, đây là quy trình bảo mật cần thiết mà phần mềm quản lý thông tin chuyên nghiệp nào cũng cần có.
Trong giao diện Quản trị sDESK, bạn sẽ thấy các thông tin quan trọng được hệ thống lại ở Tab trái để thuận tiện quản lý. Mục Báo cáo, thống kê mà chúng ta quan tâm nằm ở dòng dưới cùng.
Hiện tại sDESK cung cấp 5 loại báo cáo trong đó thống kê tiến độ công việc của cả team Chăm sóc khách hàng nói chung và từng nhân viên nói riêng. Báo cáo được hiển thị dưới dạng biểu đồ rất trực quan giúp người quản lý nắm được ngay những thông tin cần thiết.
Báo cáo của sDESK làm theo 2 loại biểu đồ là hình khối và đường kẻ, được áp dụng với nội dung báo cáo rất thích hợp để truyền tải thông tin. Biểu đồ phía trên là Biểu đồ trạng thái yêu cầu theo ngày nên biểu đồ đường kẻ sẽ cho thấy rõ ràng biến động yêu cầu trong một khoảng thời gian. Với báo cáo tình hình tiếp nhận yêu cầu theo từng nhân viên, biểu đồ dạng cột sẽ cho thấy rõ hơn sự chênh lệch giữa các nhân viên trong bộ phận, tạo khoảng cách để thi đua và chọn lọc.
Ngoài biểu đồ, sDESK còn có 1 báo cáo chung cho toàn bộ việc Chăm sóc khách hàng để phục vụ in ra trình lên các cấp quản lý cao hơn hoặc lưu trữ bản cứng rất tiện lợi.
Thấu hiểu được những vấn đề cần được xử lý trong bộ phận Chăm sóc khách hàng của một công ty, sDESK đã được xây dựng một cách rất thông minh và tinh tế. Bạn hãy sử dụng và cảm nhận. Sẽ không hề bất ngờ nếu bạn muốn gắn bó với phần mềm quản lý yêu cầu, chăm sóc khách hàng sDESK.