GIỚI THIỆU DỊCH VỤ PHẦN MỀM TRỰC TUYẾN QBIS.VN – PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH SSALE
NỘI DUNG BÀI VIẾT
V. GIỚI THIỆU PHẦN MỀM SSALE - PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG KINH DOANH, KHÁCH HÀNG
VI. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SSALE
I.GIỚI THIỆU CHUNG QBIS.VN
Thành lập: 03/05/2012.
Quy mô công ty: tổng số nhân viên toàn công ty: ~30
Địa chỉ: 2 cơ sở
Trụ sở chính: Số 12 ngách 3/1, Nhân Hòa, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội
Cơ sở 2: Số 71, Nguyễn Chí Thanh, Ba Đình, Hà Nội
Web: www.qbis.vn / Tel-Fax: (024) 6650 8956
Email: support@qbis.vn
Lĩnh vực hoạt động:
Tư vấn xây dựng và thiết kế các hệ thống phần mềm quản lý hành chính – chính phủ điện tử, phần mềm phục vụ cơ quan quản lý nhà nước (Quản lý văn bản điều hành tác nghiệp/ Quản lý tài sản/ Quản lý văn thư lưu trữ/ Thư viện điện tử, …)
Thiết kế và triển khai các phần mềm ứng dụng, quản lý Doanh nghiệp
Nghiên cứu tư vấn công nghệ
II.KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU
KHÁCH HÀNG DỰ ÁN
KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP
III.MỘT SỐ DỰ ÁN TIÊU BIỂU
PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG TRÌNH NƯỚC SẠCH NÔNG THÔN – BỘ TÀI CHÍNH
PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN HẠ TẦNG GIAO THÔNG ĐƯỜNG BỘ - TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ
PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN – SỞ TÀI CHÍNH BẮC GIANG
IV.MỘT SỐ SẢN PHẨM TIÊU BIỂU
PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG SPOS
PHẦN MỀM QUẢN LÝ THÔNG TIN, CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG SDESK
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH SSALE
PHẦN MỀM QUẢN LÝ SỬA CHỮA, BẢO HÀNH SCELL
V.GIỚI THIỆU PHẦN MỀM SSALE - PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG KINH DOANH, KHÁCH HÀNG
SSALE là phần mềm hỗ trợ quản lý toàn diện doanh nghiệp, liên kết các bộ phận Kho - Marketing – Sales (Kinh doanh) - Chăm sóc khách hàng - Kế toán trong quản lý kho hàng và sản phẩm, quản lý quá trình theo giao dịch, ghi lại thông tin giao dịch. SSALE áp dụng với đa loại hình kinh doanh:
Bán hàng lẻ, bán hàng online, phân phối.
Dịch vụ: Truyền thông - Media - Tư vấn - Giáo dục, đào tạo - Công nghệ - Bất động sản - Tài chính - Điều hành tour.
Từ đó,doanh nghiệp có kế hoạch triển khai cụ thể, tránh trường hợp bỏ sót khách hàng và tăng tính chuyên nghiệp trong làm việc; nhanh gọn; chính xác và dễ dàng quản lý… Đặc biệt, giao diện phần mềm SSALE thân thiện, dễ sử dụng và đặc biệt là tính tùy biến cao, sử dụng linh hoạt tùy theo từng đơn vị, công ty.
PHẦN MỀM SSALE – SỰ KHÁC BIỆT
CÔNG NGHỆ ĐIỆN TOÁN ĐÁM MÂY - Dễ dàng nắm bắt thông tin mọi lúc, mọi nơi
TÙY BIẾN TỐI ĐA - Hiệu quả cho bất kỳ mô hình đơn vị bán hàng, sửa chữa, bảo hành
Bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối
Áp dụng cho phòng Marketing - Sales - Chăm sóc khách hàng. Dễ sử dụng nhất - chi phí thấp nhất
SSALE HỖ TRỢ
KẾ TOÁN: Dễ dàng theo dõi và quản lý:
Thu chi: thông tin về chi phí, giá thành của sản phẩm được tập hợp, xử lý và tính toán theo từng đơn đặt hàng. Chi phí được phân bổ theo nhiều tiêu thức tuỳ thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp
Kho: hoạt động nhập xuất kho, điều chuyển giữa các kho
Công nợ: các khoản nợ của nhà cung cấp trong từng hợp đồng, đơn hàng
KINH DOANH
Tiện lợi cho SALE đi thị trường, có thể sử dụng App để tạo đơn hàng, thêm nhanh hàng hoá vào đơn hàng và chăm sóc khách hàng từ xa.
Quy trình mua hàng được tự động hóa, theo dõi được các đề xuất mua hàng, theo dõi việc nhận hàng,…
Thông báo nhiệm vụ, công việc cần làm hàng ngày và công việc trong chu trình bán hàng được tự động hóa
QUẢN LÝ
Theo dõi được doanh thu và các khoản công nợ giúp cho người quản lý tránh được tình trạng nợ xấu trong doanh nghiệp và đưa ra những chính sách bán hàng hiệu quả
Theo dõi được các đề xuất mua hàng, theo dõi việc nhận hàng và kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến bán hàng của nhân viên mà không cần tốn thời gian cho việc quan sát.
Kiểm soát tình trạng hàng hóa ở từng kho để có những kế hoạch xuất nhập hàng và điều chuyển hàng hóa giữa các địa điểm nhanh chóng
Đưa ra các báo cáo về tình hình lãi lỗ, nhập, xuất, tồn
Theo dõi thống kê KPI, doanh thu, lợi nhuận, hoa hồng, thu chi rõ ràng, chính xác
VI.HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SSALE
Đăng nhập vào QBIS.VN, chọn phần mềm SSALE
Giao diện SSALE hiện lên, đăng nhập bằng User đã tạo trên hệ thống
Cấu tạo của SSALE
Sản phẩm: Quản lý kho và công nợ với nhà cung cấp
Marketing: Tạo dữ liệu khách hàng cho Sale
Tạo giao dịch: Sale đi thị trường, tiếp xúc khách hàng, lấy thông tin và lưu lại. Nếu sau này khách đặt hàng thì sẽ có đơn hàng.
Khách hàng: Khi khách đồng ý đặt hàng, sẽ trở thành khách hàng. Tích hợp chăm sóc và quản lý khách hàng ở đây.
Thu chi: Quản lý dòng tiền thu, chi
KPI: Báo cáo, thống kê theo giao dịch, dòng tiền, giá trị giao dịch, KPI, hoa hồng,…
Quản trị: quản trị hệ thống và tùy chỉnh theo nhu cầu.
Quản trị loại hình kinh doanh
SSALE phù hợp với đa loại hình kinh doanh và mỗi công ty có một loại hình kinh doanh riêng, bạn lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp tại đây:
Lựa chọn loại hình kinh doanh, kho hàng và tạo đơn hàng nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp loại hình sản phẩm/dịch vụ đó:
Nếu chọn hiển thị tính năng quản lý kho hàng, thì chức năng quản lý kho hàng sẽ hiện lên tại Sản phẩm:
1. Quản lý kho – sản phẩm
Chọn Sản phẩm:
Trong quản lý kho bao gồm:
Quản lý danh mục
Quản lý phiếu nhập kho
Quản lý phiếu xuất kho
Quản lý tồn kho
Lịch sử điều chuyển nội bộ
Giao diện quản lý kho hiện lên. Trong quản lý kho ta có:
Quản lý danh mục kho: Số kho doanh nghiệp sở hữu.
VD: Kho Hà Nội, Kho TPHCM…
Quản lý danh mục nhà cung cấp: Số nhà cung cấp doanh nghiệp hợp tác
VD: Nhà cung cấp 1, Nhà cung cấp 2…
Quản lý danh mục nhóm sản phẩm: Số nhóm sản phẩm doanh nghiệp kinh doanh, phân phối
VD: Nhóm sản phẩm 1, nhóm sản phẩm 2…
Quản lý danh mục sản phẩm: Chi tiết sản phẩm thuộc nhóm sản phẩm nào
VD: Sản phẩm A thuộc nhóm sản phẩm 1,…
Quản lý danh mục kho
Thêm mới kho: Khởi tạo kho hàng
Quản lý kho hàng: Mã kho, Tên kho, Địa chỉ
Action: Sửa, xóa thông tin khi cần
Quản lý danh mục nhà cung cấp
Thêm mới nhà cung cấp
Quản lý danh mục nhà cung cấp: STT, Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ, Tổng tiền nhập hàng, Đã thanh toán, Trả lại nhà cung cấp, Công nợ
Action: Sửa, Xóa theo yêu cầu. Tra lịch sử thanh toán tiền hàng. Thêm mới thanh toán. Trả lại hàng.
Quản lý danh mục nhóm sản phẩm
Quản lý danh mục sản phẩm
Xem chi tiết hoặc sửa thông tin sản phẩm
Cách quản lý: thông qua Mã các sản phẩm và giá thành các sản phẩm, khi nhập đơn xong biết luôn tổng số tiền
Nhập kho: cập nhật mã sản phẩm, mã vạch, QR…
Sale lên đơn hàng: qua mã sản phẩm, tên sản phẩm…
Tất cả được tính tiền tự động theo giá đã nhập trên hệ thống.
Quản lý phiếu nhập kho
Quản lý phiếu xuất kho
Quản lý tồn kho
2. Marketing
Marketing xây dựng danh sách khách hàng, đẩy dữ liệu lên hệ thống để Sale trực tiếp làm việc, liên hệ với khách hàng. Để tạo mới danh sách khách hàng, chọn tạo mới danh sách:
Có thể lọc dữ liệu, danh sách khách hàng theo người tạo, tiêu đề hoặc thời gian tạo danh sách. Ngoài ra có thể quản lý dữ liệu mỗi lần được up lên hệ thống.
3. Khách hàng
Với danh sách khách hàng được cung cấp, Sale gọi điện và lọc khách tiềm năng hoặc không tiềm năng. Với khách hàng tiềm năng Sale sẽ tạo giao dịch để lưu trữ thông tin khách hàng trên hệ thống:
Hoặc, nếu có trực tiếp thông tin khách hàng (ví dụ khách gọi điện đến hotline), Sale có thể trực tiếp tạo giao dịch nhanh:
Tạo giao dịch
Mỗi một khách hàng có thể mang về 1 hoặc nhiều giao dịch, một giao dịch được tạo như sau:
Note lại toàn bộ thông tin giao dịch, khách hàng theo tên, địa chỉ, SĐT, giới tính, ngày tháng năm sinh... và có thể tạo luôn khách hàng trên hệ thống.
Thông tin giao dịch được khởi tạo và theo dõi theo giai đoạn để các bạn Sale nắm rõ tình hình và theo sát, đôn đốc khách hàng.
Mỗi 1 giao dịch được gán với 1 quy trình quản lý sale riêng, do đơn vị quy định, để tạo và tùy biến thông tin quy trình, ta làm như sau:
Tạo mới 1 quy trình hoặc thêm, sửa, xóa các giai đoạn phù hợp với đơn vị:
Mỗi 1 giao dịch khi tạo được mặc định sở hữu bởi người khởi tạo (cán bộ sale, quản lý), để từ đó tính doanh thu, hoa hồng cho cán bộ sale, để chuyển đổi sở hữu giao dịch, ta làm như sau:
Click vào giao dịch đã tạo và chọn cán bộ đảm nhận (cán bộ có trách nhiệm theo giao dịch)
Mỗi 1 giao dịch khi tạo được mặc định gán với 1 khách hàng, ta cũng có thể tạo thông tin khách hàng ngay khi tạo giao dịch, tạo sau hoặc chuyển đổi thông tin khách hàng, xóa thông tin khách hàng trên giao dịch, bằng thao tác như sau:
Trong mỗi giao dịch, cán bộ sales sẽ note lại toàn bộ các lần liên hệ khách hàng, nhu cầu khách hàng. Chuyển đổi trạng thái giao dịch phù hợp với các bước trong quy trình. Để thực hiện các thao tác này, ta làm như sau:
Sửa thông tin giao dịch, thông tin các lần liên hệ…
Chuyển đổi trạng thái giao dịch phù hợp:
Mỗi giao dịch có thể có các bản báo giá, hợp đồng, bản vẽ, file ảnh… Thao tác tải các file này cũng rất đơn giản:
Note thông tin tải file để sales và quản lý dễ dàng theo dõi nhất và tải kèm file
Số tiền dự kiến của mỗi giao dịch là chi phí khách cần thanh toán, số tiền này có thể thay đổi liên tục do nhu cầu phát sinh hoặc giảm bớt của khách. Để thêm hay thay đổi số tiền, ta làm như sau:
Mỗi giao dịch có thể kéo dài 5, 10 ngày hoặc là 2, 3 tháng. Để đi đến bước cuối cùng chắc hẳn sẽ có nhiều lần thanh toán. Chính vì vậy, việc hiển thị các lần thanh toán là rất quan trọng
Thêm thanh toán (số tiền ít hơn số tiền dự kiến)
Tùy vào các giao dịch mà bạn cần lên lịch ghi nhớ. Chính vì vậy, các task nhắc việc sẽ hỗ trợ bạn trong việc note lại công việc cùng khoảng thời gian cần thực hiện. Thêm các task nhắc việc như sau:
Xem công việc cần thực hiện sắp tới
Nhắc việc khi đến hạn ngày đã đặt
Nếu bạn có nhu cầu quản lý hợp đồng hoặc nếu có gia hạn hợp đồng (khi hợp đồng gần hết hạn, hệ thống sẽ có thông báo để sales chủ động liên hệ khách làm hợp đồng tiếp theo). Lúc này, chỉ cần thêm thông tin hợp đồng như sau:
Chuyển giao dịch phù hợp với trạng thái khác nhau, giúp sale có kế hoạch tập trung vào khách hàng tiềm năng, tránh mất thời gian…
Các giao dịch tại trạng thái Standby sẽ tạm thời ẩn khỏi quy trình và sẽ có thông báo nhắc khi đến ngày hẹn mở lại
Có thể đánh dấu * cho các giao dịch có tiềm năng
Dễ dàng quản lý lọc theo từng cán bộ, từng trạng thái, theo tag hoặc theo từ khóa cần tìm.
Tìm nhanh thông tin giao dịch theo số điện thoại, tên giao dịch, tên khách hàng
Tính hoa hồng cho sales (cách tính hoa hồng có thể mặc định sẵn theo cấu hình hoặc tùy chỉnh)
A, Tính hoa hồng theo giao dịch thành công: Chuyển giao dịch thành won
B, Tính hoa hồng theo tổng doanh thu thực trong tháng
Cập nhập thông tin giao dịch liên tục thông qua tính năng bật thông báo
Quản lý công nợ theo thanh toán giao dịch
Quản lý công nợ theo hợp đồng.
Gửi email cho khách hàng: Phần mềm SSALE hỗ trợ tích hợp gửi email trên hệ thống, giúp việc liên hệ với khách hàng được chuyên nghiệp, nhanh gọn hơn.
4. Bán hàng và tạo đơn hàng
Chi tiết đơn hàng
Sale đặt đơn hàng, nếu sản phẩm không còn hệ thống sẽ hiện ra thông báo sản phẩm hết, nếu sản phầm còn thì sẽ làm được đơn hàng. Sale không biết trong kho có bao nhiêu sản phẩm.
Theo dõi lịch sử đặt hàng, chi tiết thông tin khách hàng
5. Chăm sóc khách hàng
SSALE tích hợp chức năng chăm sóc khách hàng, nên có thể thực hiện nhiều chiến dịch quảng cáo và chăm sóc khách hàng qua SMS hoặc Email tự động như: Chúc mừng sinh nhật khách hàng, khuyến mãi...
6. Quản lý thu chi
Mỗi giao dịch sẽ phát sinh thu và chi, chỉ cần thông tin được cập nhật trên mỗi giao dịch, hệ thống sẽ tự động thống kê thu chi. Bạn có thể lọc thu chi theo từng giao dịch, người tạo giao dịch hay loại thu chi và thời gian phát sinh thu chi:
7. Theo dõi KPI, Thống kê
Hệ thống báo cáo được thiết kế thông mình với nhiều loại báo cáo chi tiết, hỗ trợ cấp quản lý theo dõi được tình trạng hoạt động của doanh nghiệp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.
Trên đây là những hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng phần mềm quản trị hệ thống kinh doanh và khách hàng SSALE. Cảm ơn bạn đã quan tâm tới phần mềm của chúng tôi!
