Khi nào công ty du lịch cần phần mềm?
Phần lớn công ty lữ hành bắt đầu bằng Excel, nhóm Zalo và sổ ghi chép. Cách này chạy tốt khi một người vừa bán vừa điều hành, mỗi tháng vài đoàn. Vấn đề xuất hiện khi công ty lớn dần:
- Khách hỏi qua Facebook, Zalo, hotline, mỗi sale giữ một danh sách riêng. Sale nghỉ là mất khách.
- Hai đoàn cùng ngày dùng chung một xe hoặc một hướng dẫn viên, đến sát giờ mới phát hiện.
- Cuối tháng mới biết tour nào lỗ, vì chi phí phát sinh nằm rải rác trong tin nhắn.
- Công nợ nhà xe, khách sạn, nhà hàng không khớp, kế toán phải gọi từng nơi để đối chiếu.
Nếu công ty bạn gặp từ hai trong bốn tình huống trên, đã đến lúc cân nhắc một phần mềm quản lý tour du lịch.
Tám chức năng một phần mềm quản lý tour cần có
1. Sản phẩm tour và bảng giá theo mùa
Tour đoàn, tour lẻ, combo, land tour, vé, xe, visa đều là sản phẩm. Phần mềm cần lưu lịch trình, giá vốn từng dịch vụ và giá bán theo mùa cao điểm, thấp điểm, ngày lễ. Thiếu phần này, mỗi lần báo giá sale lại tự tính và mỗi người một kiểu.
2. Lead đa kênh về một nơi
Khách hỏi từ website, fanpage, Zalo OA, hotline hay đại lý đều phải về một danh sách, tự gán cho sale và nhắc khi quá hạn chưa trả lời. Đây là chỗ công ty du lịch mất nhiều khách nhất.
3. Báo giá, giữ chỗ, đặt cọc, hợp đồng
Từ một yêu cầu, sale tạo báo giá, gửi khách, chốt thì chuyển thành booking, ghi nhận cọc và hạn thanh toán còn lại. Booking nên chạy theo các bước rõ ràng để chủ doanh nghiệp nhìn một màn hình là biết bao nhiêu đơn đang treo.
4. Điều hành tour và lịch nguồn lực
Sau khi chốt, bộ phận điều hành đặt xe, khách sạn, nhà hàng, vé tham quan và phân công hướng dẫn viên. Phần mềm cần lệnh điều hành theo đoàn, checklist việc phải làm và lịch xe, hướng dẫn viên trên một trục thời gian để thấy ngay chỗ trùng hoặc quá tải. Xem thêm quy trình điều hành tour du lịch.
5. App cho hướng dẫn viên
Hướng dẫn viên cần xem danh sách khách, lịch trình, số điện thoại nhà cung cấp và ghi chi phí phát sinh ngay trên điện thoại. Thông tin về văn phòng tức thì thì quyết toán sau tour mới nhanh.
6. Công nợ khách hàng và nhà cung cấp
Mỗi booking sinh công nợ phải thu của khách và phải trả cho từng nhà cung cấp. Phần mềm phải cho biết khách nào còn nợ, đến hạn trả nhà xe nào, tổng phải trả tuần này bao nhiêu.
7. Lãi lỗ từng tour
Đây là chức năng tách phần mềm du lịch chuyên sâu khỏi phần mềm bán hàng chung. Doanh thu, chi phí dự kiến, chi phí thực tế và phát sinh được gom theo từng đoàn, để biết tour nào lời, tour nào hòa vốn ngay khi đang chạy chứ không phải cuối tháng. Muốn hiểu cách tính, xem bài cách tính giá tour du lịch.
8. Báo cáo, phân quyền và kết nối kế toán
Chủ doanh nghiệp cần báo cáo doanh số theo sale, theo tuyến, theo tháng; nhân viên chỉ thấy phần việc của mình. Nếu công ty dùng phần mềm kế toán như MISA, nên chọn hệ thống đồng bộ được chứng từ để kế toán không phải nhập lại.
STOUR có đủ tám nhóm chức năng trên, kèm app hướng dẫn viên và đồng bộ MISA. Dùng thử đầy đủ 10 ngày.
Dùng thử miễn phíChọn theo loại hình kinh doanh
Không phải công ty nào cũng cần đủ mọi thứ ngay. Bảng dưới gợi ý chức năng nên ưu tiên theo mô hình:
| Loại hình | Ưu tiên | Có thể để sau |
|---|---|---|
| Tour đoàn (GIT), MICE, team building | Điều hành, lịch xe và hướng dẫn viên, lãi lỗ từng đoàn | Bán tour lẻ trực tuyến |
| Tour lẻ (FIT), combo | Lead đa kênh, báo giá nhanh, giá theo mùa, nhắc thanh toán | Lịch nguồn lực chi tiết |
| Inbound, land tour | Giá theo nhiều tiền tệ, đối tác nước ngoài, công nợ nhà cung cấp | Chăm sóc khách lẻ trong nước |
| Đại lý vé, visa | Hồ sơ theo checklist, nhắc hạn, đối soát từng mã | Điều hành đoàn |
| Đội xe du lịch | Lịch xe, tài xế, hợp đồng thuê, công nợ | Báo giá tour trọn gói |
Câu hỏi nên đặt khi xem demo
Buổi demo thường chỉ cho thấy phần đẹp nhất. Hãy mang theo một tour thật của công ty và hỏi:
- Cho tôi xem cách tạo báo giá tour này, đổi số khách từ 20 xuống 15 thì giá vốn mỗi khách thay đổi thế nào?
- Hai đoàn cùng ngày đặt cùng một xe thì hệ thống báo ra sao?
- Hướng dẫn viên ghi phát sinh trên điện thoại, văn phòng thấy ở đâu?
- Lãi lỗ của đoàn này xem ở màn hình nào, có tách dự kiến và thực tế không?
- Dữ liệu lưu ở đâu, sao lưu bao lâu một lần, nghỉ dùng thì lấy dữ liệu ra thế nào?
- Khi công ty có quy trình riêng, phần mềm có sửa theo được không, mất bao lâu, có tính phí không?
- Ai nhập dữ liệu cũ từ Excel, ai hướng dẫn nhân viên, hỗ trợ qua kênh nào?
Tính chi phí thật, không chỉ giá thuê bao
Giá trên bảng giá chỉ là một phần. Khi so sánh, hãy cộng thêm:
- Số tài khoản thực tế: sale, điều hành, kế toán, hướng dẫn viên có cần đăng nhập không.
- Phí triển khai và chuyển dữ liệu: có miễn phí hay tính riêng.
- Phí tùy biến: báo cáo riêng, mẫu hợp đồng riêng, quy trình riêng.
- Chi phí thời gian: phần mềm khó dùng thì nhân viên bỏ, khoản tiền đã trả trở thành lãng phí.
Một cách nhìn đơn giản: nếu phần mềm giúp tránh một lần trùng xe, hoặc phát hiện sớm một tour bán dưới giá vốn, khoản tiết kiệm thường đã lớn hơn chi phí thuê bao cả năm của công ty nhỏ.
Nếu ngân sách còn hạn chế, đọc thêm bài phần mềm quản lý tour du lịch miễn phí: có nên dùng?