Các lựa chọn miễn phí phổ biến
| Lựa chọn | Làm tốt | Hạn chế |
|---|---|---|
| Excel, Google Sheets | Linh hoạt, ai cũng biết dùng, tự thiết kế mẫu báo giá và danh sách khách | Nhiều người cùng sửa dễ lệch; không nhắc việc; khó ra lãi lỗ từng đoàn |
| Nhóm Zalo cho mỗi đoàn | Liên lạc nhanh với hướng dẫn viên, tài xế, khách | Thông tin trôi theo tin nhắn, không tra cứu lại được, không ra số liệu |
| CRM miễn phí dùng chung | Quản lý khách và cơ hội bán hàng | Không có khái niệm tour, đoàn, nhà cung cấp, điều hành |
| Gói miễn phí của phần mềm du lịch | Đúng nghiệp vụ hơn | Thường giới hạn số người dùng, số booking hoặc khóa phần điều hành, báo cáo |
| Phần mềm mã nguồn mở | Không mất phí bản quyền | Cần người kỹ thuật để cài, sửa, sao lưu; chi phí nhân sự thường cao hơn phí thuê bao |
Khi nào công cụ miễn phí là đủ?
- Một đến hai người vừa bán vừa điều hành.
- Mỗi tháng vài đoàn, ít khi có hai đoàn chạy cùng ngày.
- Ít nhà cung cấp, công nợ đơn giản, chủ doanh nghiệp tự nắm hết.
Ở giai đoạn này, một file Excel được thiết kế cẩn thận (mỗi đoàn một sheet có cột chi phí dự kiến và thực tế) là đủ. Bài cách tính giá tour du lịch có sẵn cấu trúc bảng tính bạn có thể dùng lại.
Chi phí ẩn của "miễn phí"
Công cụ miễn phí không mất tiền mua, nhưng có những khoản chi khó nhìn thấy:
- Khách bị bỏ sót: khách hỏi qua fanpage cuối tuần, sale quên trả lời, khách đặt chỗ khác. Mất một đoàn 20 khách là mất doanh thu cả chục triệu đồng.
- Trùng xe, trùng hướng dẫn viên: phát hiện sát giờ phải thuê gấp với giá cao, hoặc làm hỏng trải nghiệm của khách.
- Tour lỗ mà không biết: chi phí phát sinh nằm trong tin nhắn, cuối tháng mới cộng ra thì đã muộn để điều chỉnh giá.
- Phụ thuộc vào một người: file nằm trên máy nhân viên, người đó nghỉ là mất lịch sử khách và nhà cung cấp.
- Thời gian tổng hợp: mỗi tuần nhiều giờ để gom số liệu từ nhiều file thành báo cáo cho chủ doanh nghiệp.
Năm dấu hiệu nên chuyển sang phần mềm chuyên ngành
- Có từ hai người bán trở lên và từng xảy ra hai người cùng chăm một khách.
- Có ngày chạy từ hai đoàn trở lên.
- Từng trùng xe, trùng hướng dẫn viên hoặc quên đặt một dịch vụ.
- Cuối tháng mới biết tour nào lời, tour nào lỗ.
- Kế toán mất nhiều ngày để đối chiếu công nợ với nhà xe, khách sạn, nhà hàng.
Gặp từ hai dấu hiệu trở lên, chi phí phần mềm thường nhỏ hơn thiệt hại mà các tình huống trên gây ra trong một năm.
STOUR cho dùng thử đầy đủ tính năng 10 ngày miễn phí. Gói Starter khoảng 400.000 đồng mỗi tháng cho 5 tài khoản, thanh toán theo năm.
Dùng thử miễn phíDùng thử thế nào cho đáng?
Mười ngày dùng thử trôi qua rất nhanh nếu chỉ bấm xem các màn hình. Nên làm theo thứ tự:
- Nhập hai đến ba tour đang bán thật, kèm giá vốn từng dịch vụ.
- Tạo một booking cho đoàn sắp chạy, đặt dịch vụ và phân công hướng dẫn viên.
- Cho hướng dẫn viên cài app, ghi thử vài khoản phát sinh.
- Xem lãi lỗ dự kiến và thực tế của đoàn đó.
- Hỏi đơn vị cung cấp về chuyển dữ liệu cũ và hỗ trợ sau khi mua.
Danh sách câu hỏi chi tiết khi xem demo có trong bài cách chọn phần mềm quản lý tour du lịch. Thông tin gói và tính năng của STOUR xem tại trang phần mềm quản lý tour du lịch STOUR.